Разъяснены положения стандарта, регламентирующего требования к оформлению организационно-распорядительной документации

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Методические рекомендации разъясняют положения стандарта, содержат методику его практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, индивидуальными предпринимателями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота. Положения методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном носителе и электронные документы.

Методическими рекомендациями среди прочего предусмотрено, что документы в организациях допускается создавать на бумажном носителе и в форме электронных документов. Оформление электронных документов и их реквизитов должно быть идентично оформлению документов и их реквизитов на бумажном носителе за исключением реквизитов, содержащих отметку об электронной подписи (отметка об электронной подписи, гриф утверждения документа, гриф согласования документа, виза).

Для унификации порядка издания и способа подписания отдельных видов документов рекомендуется:

• включать соответствующую информацию в табель и/или альбом унифицированных форм документов (при наличии);
• разработать утверждаемый руководителем организации перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов.

В документообороте организации также допускается использовать электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF/A. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т. д. посредством заключения соглашений между сторонами.

Русский язык в обязательном порядке используется:

• в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;
• в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;
• при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

• в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;
• в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;
• в сфере обслуживания и коммерческой сфере.